Архивный отдел Администрации Хомутовского района

В соответствии с Положением об архивном отделе Администрации Хомутовского района, утвержденным распоряжением Администрации Хомутовского района Курской области 03.02.2010г. № 23-р «Об утверждении Положений о структурных подразделениях Администрации Хомутовского района, не обладающих правами юридического лица»,

1. Основными задачами архивного  отдела являются:

1.1. Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Курской области, а также иных архивных документов.

1.2. Осуществление учета документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в архивное управление Курской области.

1.3. Комплектование отдела Архивного фонда Курской области.

1.4. Обеспечение условий для всестороннего использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов юридическими и физическими лицами, а также самостоятельного использования, включая информационное обслуживание органов местного самоуправления Хомутовского района и других органов власти, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан.

2. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

2.1. Обеспечивает постоянное хранение:

2.1.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности:

- представительного органа Администрации Хомутовского района, Администрации Хомутовского района, и её структурных подразделений с момента их образования;

- представительных органов и администраций поселка Хомутовка и сельских поселений Хомутовского района с момента их образования;

- учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности Хомутовского района.

2.1.2. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, образовавшихся в деятельности организаций частной формы собственности, общественных объединений, расположенных на территории Хомутовского района.

2.1.3. Архивных фондов и архивных документов  юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

2.1.4. Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей.

2.1.5. Научной, кинофотофонодокументов и видеозаписей.

2.1.6. Учетных документов: архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов отдела.

2.2. Обеспечивает временное хранение:

2.2.1. Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Хомутовского района, на основании соответствующего договора.

2.2.2. Документов на любых видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных архивных документов, являющихся государственной собственностью Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти района, учреждений и организаций, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Хомутовского района, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных Администрации Хомутовского района.

2.2.3. Архивных документов действующих организаций муниципальной и частной формы собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определяемых в договоре между собственниками документов и Отделом.

2.2.4. Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления и муниципальных организаций, перечисленных в п.3.1.1. настоящего Положения.

2.2.5. Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Хомутовского района, на условиях и в порядке, определенных в договоре между отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

2.3. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в архивное управление Курской области.

2.4. Разрабатывает и ведет в соответствии с действующими правилами списки юридических и физических лиц – источников комплектования Отдела, документы которых подлежат передаче на хранение в отдел, осуществляет отбор и прием документов на постоянное хранение.

2.5. Принимает в установленном порядке меры к пополнению отдела документами, находящимися в собственности частных организаций и граждан; к выявлению и получению из архивов других муниципальных образований, областных государственных архивных учреждений, российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.

2.6. В установленном порядке проводит экспертизу ценности документов организаций и граждан с целью включения их в состав Архивного фонда Курской области, а также документов, хранящихся в отделе.

2.7. Участвует в мероприятиях по развитию сети архивов организаций – источников комплектования отдела и совершенствованию их работы.

2.8. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов и организацией,  документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; оказывает содействие в сохранности, комплектовании и использовании архивных фондов и архивных документов организациям, относящимся к государственной собственности Курской области, в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, и иным организациям,  действующим на территории Хомутовского района, включая:

         проведение проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов, включенных в состав Архивного фонда Курской  области и находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования отдела, а также иных архивных документов, в том числе и документов по личному составу;

         ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования отдела;

         рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

          рассмотрение и представление в архивное управление Курской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

         рассмотрение и представление в архивное управление Курской области описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном архивным управлением Курской области;

         оказание научно-методической и практической помощи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве организациям – источникам комплектования одела и другим юридическим лицам.

2.9. Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в отделе документов, входящих в состав Архивного фонда Курской области и являющихся муниципальной собственностью, в другие муниципальные архивы области или областные государственные учреждения.

2.10. Осуществляет комплекс мер по улучшению физического состояния документов, принятых на хранение в отдел.

2.11. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования документов отдела, информирует органы местного самоуправления, муниципальные организации и другие заинтересованные организации о документах, хранящихся в отделе, для их всестороннего использования.

2.12. В установленном порядке исполняет различного характера запросы юридических и физических лиц по документам отдела.

2.13. Организует и проводит документальные выставки, школьные уроки, экскурсии и другие виды деятельности по информационному обеспечению отдела, а также информирует о документах отдела через средства массовой информации и иным способом.

2.14. Создает с учетом потребностей использования информационные сети и базы данных, различные виды архивных справочников о составе и содержании документов отдела.

2.15. Осуществляет по согласованию с Администрацией Хомутовского района подготовку к изданию и издание документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы, в том числе и с участием научных и иных учреждений.

2.16. Обеспечивает соблюдение организациями – источниками комплектования отдела установленных законодательством об архивном деле и иными нормативными актами правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов; своевременно информирует архивное управление Курской области о выявленных в ходе проверок и посещений организаций фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов.

2.17. Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан и своевременно принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан.

2.18. Сотрудничает с российскими архивами и архивами Курской области, архивными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации федеральных, областных, муниципальных и иных научно-культурных программ, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.

2.19. Организует и проводит научные конференции, совещания, семинары, в том числе и с участием представителей других муниципальных архивов, областных государственных архивных и научных учреждений.

2.20. Представляет в архивное управление Курской области отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.

2.21. Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка с документами в структурных подразделениях Администрации  Хомутовского  района.

2.22. Реализует отдельные государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, представленные Законом Курской области органу местного самоуправления Хомутовского района.

2.23. Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством.